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Métodos para identificar e solucionar gargalos operacionais na sua empresa

  • gargalos operacionais

Organizar processos, dentro de grandes organizações, não é uma tarefa simples. É um exercício complicado que não pode ser feito sem a total dedicação e esforço da equipe. Muitas empresas acabam insistindo em ignorar novos processos, metodologias e ferramentas de gestão operacional e insistem em usar processos ultrapassados mesmo que eles não sejam mais tão efetivos quanto costumavam ser. Um processo, seja ele produtivo, administrativo, ou qualquer outra atividade empresarial que envolva várias etapas e envolva diferentes setores, para que ocorra de forma correta e eficiente, precisa de que haja um alinhamento muito grande entre todas essas áreas que o compõem. Quando isso não ocorre, surge o que chamamos de gargalo. E gargalos podem impactar, de forma negativa, a gestão das despesas operacionais das empresas, por causa dos gargalos operacionais. 

Gargalos são pontos, em um determinado processo, onde as tarefas não são desenvolvidas corretamente, ou não são feitas com a velocidade em que seria necessário, ou até mesmo não ocorrem. Dessa forma, o processo produtivo é prejudicado, limitando-se a produção final. Gargalos acontecem geralmente em contextos onde não haja a capacidade de lidar com todas as tarefas ou informações – e por capacidade, queremos dizer todos os tipos de capacidade: processamento de dados, capacidade de softwares, pessoas, matéria-prima e equipamentos.

Existem gargalos de longa e curta duração. Os gargalos de curta duração são normalmente temporários  tendem a não ser um problema significante. Exemplos desse tipo de gargalo são empregados em férias ou máquinas temporariamente indisponíveis. Os de longa duração são aqueles que ocorrem o tempo todo durante o processo produtivo, e que podem desacelerar muito a produção ao longo do tempo. Eles tendem a aparecer quando um recurso envolvido no processo (um recurso pode ser um departamento, uma instalação ou máquina) não está operando da forma desejada ou  já está trabalhando em sua capacidade máxima e não consegue lidar com nenhuma demanda adicional. E isso irá atrasar o processo como um todo.

No entanto, existem alguns métodos que podem ser seguidos para identificar e resolver os gargalos operacionais em sua empresa, e escrevemos esse artigo para lhe auxiliar nessa tarefa, e abordaremos todos eles neste artigo.

Faça o mapeamento e análise de seus processos

gargalos operacionais

Mapear seus processos e olhá-los de dentro para fora permite que você analise a sua performance como um todo, além de identificar os gargalos operacionais existentes que estão restringindo a capacidade de produção de sua empresa. Dessa forma, analisar processos é uma das melhores formas de encontrar oportunidades de melhorias. Procure olhar também os benchmarkings – como os processos deles são e como eles resolvem seus gargalos? Assim, você conseguirá manter sua competitividade no mercado.

Como mapear os processos? Desenvolva um diagrama com o objetivo de obter um entendimento mais claro de como um processo – ou vários processos que interagem entre si – realmente funciona. O mapeamento de processos pode ser entendido como uma série de atividades necessárias para definir:

  • O que uma companhia faz
  • Quem é responsável pelo que no processo
  • O que determina que o processo seja finalizado
  • O que determina o sucesso de um processo

A partir disso, é possível iniciar os ganhos em eficiência. Ter um mapa ou diagrama claro do processo permite que você tenha uma visão externa do processo, visualizando o todo. Além disso, o mapeamento permite que você escolha um objetivo ou métrica específica, rastreie e compare esse ponto específico ao longo do objetivo geral de seus negócios. Dessa forma, você consegue determinar quando um específico processo está alinhado com os objetivos gerais da empresa.

Esses são os quatro principais passos que você pode seguir para mapear um processo:

  1. Identifique o processo: olhe para o processo de forma objetiva e tente entender todas as suas etapas;
  2. Recolha informações: agora que você sabe o que é feito no processo e como está seu andamento, tente olhar o porque de ele estar sendo feito(seus objetivos), quais são os seus riscos e como você pode metrificá-lo (indicadores);
  3. Entrevistas: você se lembra de todas as perguntas respondidas no passo 2? Faça as mesmas perguntas àqueles que participam do processo e comece a desenhar o mapa;
  4. Análises: analise o processo de forma objetivo e identifique onde ele pode ser mais eficiente. Defina quais ferramentas você pode usar para que esse processo se torne mais efetivo.

Identifique os problemas e suas causas

Após o mapeamento dos processos e suas etapas, liste os problemas críticos para o desempenho total do processo. Eles são responsáveis por diminuir a eficiência e são os causadores dos gargalos. Aqui, é muito importante envolver todas as pessoas do processo, permitindo que elas façam observações sobre o processo que um observador vindo de fora dele poderia não perceber.

Identifique soluções para os gargalos operacionais

Após ter encontrado os gargalos e entendido suas causas, você conseguirá olhar para esses problemas de forma efetiva, e encontrará formas para resolvê-los. Mais uma vez, a participação da equipe interna do processo é bem-vinda (quanto mais pessoas participarem, melhor). Trabalhando em equipe, observando-se os diferentes pontos de vista e ideias, será possível encontrar soluções mais criativas e efetivas. Além disso, isso tornará a equipe mais alinhada quanto ao que precisa ser melhorado, de forma que ela estará mais comprometida a realizar as mudanças que forem propostas, pois entenderão sua necessidade.

Implemente e avalie as melhorias

Além do fato de que a equipe deve permanecer em evidência durante todas as etapas da implementação das melhorias, desde o mapeamento do processo, identificação dos gargalos e procura de soluções, ela deve auxiliar também na elaboração e implementação do plano de ação de melhorias. É importante manter o processo de melhoria dinâmico e constantemente reavaliar os resultados. Na maioria dos casos, a primeira ideia de solução não será a resposta perfeita para o problema – esse processo leva tempo. Avaliar constantemente os resultados lhe dará a informação necessária para fazer quaisquer ajustes  ou avaliar a necessidade de implementação de um novo plano de ação.

Sempre tenha alternativas

Quando estiver elaborando o plano de ação, não descarte de imediato nenhuma das soluções para seus problemas. Considere-as como opções, que poderão ser usadas caso a primeira solução aplicada não funcione da forma esperada. É essencial conhecer bem e monitorar seu processo de forma frequente para mantê-lo sempre atualizado e efetivo. Lembre-se que mudanças são adaptáveis, e que elas devem ocorrer da melhor forma possível para não prejudicar o alinhamento da equipe. Lembre-se sempre que até mesmo os processos mais antigos e que foram eficientes durante muito tempo podem deixar de ser efetivos ao longo do tempo, ou podem necessitar de atualizações. Flexibilidade pode ser a palavra-chave para o seu sucesso.

Verifique todos os processos operacionais de sua empresa. Esteja atento a todas as possibilidades de otimização de todos os processos, e pesquise alternativas, comparando-as ao que já está implementado na empresa. Por exemplo, você já pensou que poderia economizar com a utilização de energia renovável em sua empresa e solucionar gargalos financeiros? Considere alternativas que podem tornar seus processos muito melhores e eficientes.

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